先日英語のメールを送ったんですけど
なぜかわからないんですが
先方が勘違いしたみたいで
プロジェクトが変な方向に行っちゃったんです。。
はいはーい、、ブログ主の Ashです！
私は外資系企業で１０年間働いていますが
私自信、英語のビジネスメールでは
たくさんの失敗を経験してきました。
私の経験から参考になれば嬉しいです！
主語が”I”になっている
英語の主語は、思ったより奥が深い
英語は日本語と異なり、
常に主語を必要とする言語です。
そして、
ビジネスの英文メールにおける
主語には非常に重要な意味があります。
主語は、
”誰” ”何”を表すため
ここが間違っていると
最悪、間違って誤解を生むことになるからです。
学生の時に、
代名詞や関係代名詞なども
勉強したと思いますが
ビジネスのメールでは
意図してぼかしたい場合を除いて
主語は明確に書き、
誤解を避けることが望ましいのです。
主語を”I”と書いて上司にブチギレられた筆者
日本人のメールでよく見るのが
“I send the document”
“I will talk to the team”
など
主語が”I” になっているケースです。
というか、
筆者もこれをやって
上司にめっちゃ怒られたことがありました。
なぜかと言いますと
英語の”I”は単数系で、”私”という意味になります。
もし本当に
あなた個人の意見だったり
あなた個人の決定であるなら
“I”を使うのは正しいのですが
チームの代表としてのやりとりなのであれば
主語は”I”ではなく、”We” “我々”とすべきなのです。
また、ネイティブがよく使う手法として
主語をあえてぼかしてしまう、ということです。
例えば
“The documents will be sent soon”
とか、
名刺を主語にして、受動態にしてしまう作戦です。
案件がシビアだったり
あえて責任者をぼかして
曖昧にしてリスクヘッジをしたいときは
使える手法だったりします。
英語メールなのに、改行が多すぎる
ネイティブでも決まったルールはぶっちゃけないが、、
日本語でビジネスメールを書くときは
頻繁に改行をしないと
非常識と思われてしまいますが
英文メールの場合はむしろ
意味なく改行しまくることが
あまり好まれていません。
筆者はこの点について
イギリス人、ドイツ人、アメリカ人など
さまざまな英語話者に聞いてみたのですが
これと言った明確なルールは
日本のメールのようにはないものの
頻繁に改行すると読みにくい
というのが概ねの回答でした。
しかし、人により状況により
ネイティブでも改行を好む人もいますので
一概に間違いだ！とも言えないのが
悩ましいところです。
話題を変えるときに改行する、が目安
それでは、
ビジネス英語メールの時に
どんな場面で改行をすると
読みやすいメールだと思われるのでしょうか。
これについても
色々調べ、ネイティブにも聞いた結果、
話題が変わるときに
パラグラフ（章）を新たにするために改行する
というのが最も多い回答でした。
一つの目安にしてみてくださいね！
題名が悪くて返信がもらえない
期限、要求を短く明確に書くべし
これも筆者が実際に
失敗して学んだことなのですが
日本人の英語メールは
題名が意味不明なことが多いです。
“Meeting for XXX”
“Project ABC”
など、
日本語にすると
”プロジェクトABCの件”みたいな感じですが
これでは
- 何かアクションが必要なのか
- ただの情報共有なのか
- ボールが振られているのか
一眼では分かりません。
誰もが忙しいビジネスの世界では、
一眼見て
何をいつまでにお願いしているのか
相手に何を求めているのか
がわかる題名にしましょう。
例えば
“Request for order#12345″ 注文についての依頼
“Due_Sep 1” 締め切り9月1日
“Inquiry” 問い合わせ
“Report of CW__” 第何週の業務報告
などです。
短くても一眼で緊急度と依頼が明確に伝わること、
これを意識しましょう。
本当に緊急な場合は必ず電話をしよう
さらに筆者が失敗していたことになりますが
メールというのは、日本のみならず
世界で誰もが全てを見れているわけでは
ありません。
特にトラブっている場合は
相手は意図的に読んで無かったり
すっぽかすことがあります。
このような場合は面倒でも
緊張しても
メールを送った上で
必ず電話をして、直接話をするようにしましょう。
筆者はメールを送って返事が散々来なくて
初めて電話をしたら
時すでに遅し。手遅れだった。
ということがありました。
上司にブチギレられたのは
今となっては良い思い出ですが
ちょっとの勇気で未来は変えられます。
恐れず、ガンガン、電話しましょう！
結論はどこ？まるで作文のメール
英文メールは先に結論・要求を端的に書け
日本人のメールにとても多いのが、
長々と挨拶文を書き
長々と説明を書き
最後にようやく、結論や要求を書くパターンです。
これは日本では良い文化ですが
一般的に英語メールの世界では
ダメなメールです。
結論・要求を短くシンプルに書こう
英語を学ぶと、
日本語との文法の違いに驚くと思いますが
英語ではSVOCと言われるように
主語の後に動詞がきます。
つまり、
誰が何すんのか、先に言え！というのが
英語なのです。
例えば日本語なら
「大変お世話になっております。
営業部の〇〇です。
先日は会議ありがとうございました。
弊部署にて検討を続けさせていただきます。
ところで、先日の件、進捗いかがでしょうか。
お客様が状況を知りたいとのことで
お忙しいところ恐縮ですがご連絡いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。」
と書くところを
英語なら
Hi,
Could you let us know whether you can meet the due on Sep1 ?
Our client is waiting for your update.
とズバリ書いてしまえ、ということです。
英語メールを成功させるコツは、
短く、明確に、要求を結論から伝えること。
これを念頭に置いてください。
番外編：諸刃の剣？ 〜sanを多用する
日本人は”Hello Mark san”というように
海外の方に”san”をつけたがるのですが
このようなことをするのは
筆者の経験上では、日本人だけです。
日系企業との取引があり
日本人慣れしている方もいらっしゃるのですが
世界のルールでは、ありません。
知らない方にはむしろ
「何これ？」と
余計な混乱を生んだり
余計な気遣いを発生させることもあるのです。
つまり、
日本人は良かれと思って使っていても
これをみた側は
”日本人は特殊だ”と認識するため
相手とあなたの心理的な距離が生まれてしまいます。
というのも、
筆者自身が外国人から
「ねーねーAsh,この”san”ってなんなの？」
「へーそうなんだ！日本は文化が違うんだね！
日本人に対しては気をつけるね！」とか
これまで散々言われてきた故、
非常に違和感を感じているからです。
最初こそ使っても良いかもしれませんが
相手との関係がそこそこできたら
周りに合わせた方がベターかもしれません。
※もちろん社内のルールなどを尊重した上で
英文メールはプロに学ぼう！フルーツフルイングリッシュ
英語e-mail、正しくかけている自信ありますか？
英語を話すことが流暢な人が
ビジネスのメールを美しく書けるかというと
実はそうでもありません。
話すことはできるけど
文字を書かせたらまるで小学生並み。
そんなビジネスパーソン、
実は少なくないのです。
特にビジネス英文メール
とりあえず頭にある単語と
なんとなくの文法で
Google翻訳に頼りながら
書いている、という人もいるでしょう。
間違っていたり
幼い文章が悪い、ということではありませんが
英語は実はメールというのはめちゃくちゃ
見られるもので転送もされるため
英語のライティングのレベルで
その人の能力が暗に見られているというのは
特に外資系企業では当たり前です。
あなたは自分の英語メール、
自信ありますか？
英文e-mailはプロの添削で最短レベルアップを目指そう！
自分の書いた英作文を
誰かに採点してもらって
良いところ、改善が必要なところを
指導してもらうなんて
学生依頼していない！という方も
多いのではないでしょうか。
誰かの英語を指摘するなんて
例えネイティブでもしませんから
誰からも指摘がないまま
自分の英文メールがおかしいことに気づかず
何十年も小学生レベルの英文メールを続けている方も
筆者は実体験としてかなり多くの方を見てきました。
そこでオススメしたいのが
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また、
本気で英語を上級レベルに押し上げたい方のみを
対象にしていることもあり
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