【外資系企業】英語メールで気をつけたいこと上級編【社内政治】

外資系企業

本記事はこんな人におすすめです。

  • 外資系企業で働いている人
  • これから外資系企業で働く人
  • 外国人からメールの返信がもらえなくて困っている人
ブログ主 Ashley
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■筆者プロフィール■

Fラン短大を卒業し、日系中小企業で7年半(1社)従事。ブラック安月給に耐えきれず、働きながら大学を卒業学歴をグレードアップ、さらに外資系企業に転職を成功。現在外資系企業合計11年目(3社)を全て正社員で勤務中。日本にいながら本社チーム企画職に所属、海外出張や長期滞在を多数経験。チームメイトは海外にいる外国人。留学なし、オンライン英会話だけで、外資系企業で働ける英語力を身につける。



【外資系企業】英語メールで気をつけたいこと上級編【社内政治】

英語なんて得意、と言う人ほど要注意なのがメールです

実は多くの外資系企業は、基本的にはメールをコミュニケーションの軸として重要視しています。

忙しい外資系企業では、相手の集中力を途切らせないことに加え、熾烈な社内政治の予防線として常日頃からあらゆるエビデンスを残すことが暗黙のルールです。

こんな外資系企業に日系企業から来た方が真っ先に陥ることが、メールの重要性を軽視したために、痛い目を見ていると言うことです。

 

本日は、国際経験が豊富な筆者が実際に経験した話も踏まえて、外資系企業でのメールの書き方、使い方のアドバイスをまとめてみます。

 



外資では、全てのメールに目を通せ

気づいたら手遅れのことも。。。

外資系企業に来たら、受け取った全てのメールを見落とさないようにしてください。

 

外資系企業でメールの宛先なりCcに入れられていると言うことは、あなたは立派な当事者です。

例え「メールなんて読んでないから知らない」なんて言ったとしても、文中にあなたの名前があろうものなら、他者から見ればあなたの落ち度にされてしまいます。

”忙しかったから読んでいません”は、あなたが一般職だろうと管理職だろうと、通用しないのです。

また、会社によっては「自分はこのプロジェクトに関わってないから Ccから外してくれ」と明確に返信して防御線を張る人までいるくらい、外資系企業においてメールは命取りです。

会社やチーム単位で”依頼事項はメールだけでなく、必ず相手と合意を取るように”とあらかじめルールが定められているでもないのであれば、メールは慎重に扱うようにしましょう。

 



私の上司はこれを熟知していたため、日に300件ものメールを受け取りながら、全てに目を通していました。部下が危なっかしいやり取りをしていようものなら、即レスで入ってきたほどです。

しかし、メールの一語一句全て読んでいたら、とてもではありませんが流石に回りません。

大量のメールを確認するポイント

  • Toに入れられていたら超注意
  • 自分の身の回りの状況に常にアンテナを張っておく
  • 案件の重要度を日々掴んでおく
  • 読書や新聞などで、速読力を鍛える

こんな感じです。

慣れるまでは大変ですが、がんばりましょう!

 



外資のメールは公文書。世界中の人に転送・公開されると心得よ

まさか、俺のメールが出回ってるだと。。。?!

日系企業でも日本人同士の場合でも言えることなのですが、メールは一度送ってしまうと、履歴として基本的には取り消しができません。

日系企業の日本人同士なら、空気を読んで転送は控えてくれるかもしれないのですが、外資系企業で世界中の人と働くようになると、自分のメールが地球の裏側まで転送されていて、現地で混乱を招いていることすらあるのです。

このため、転送されて困る内容は絶対にメールで送ってはいけません

例えば

  • 誰かの悪口、密告
  • 誰かを陥れると思われる内容
  • 自分の責任を認める内容
  • 危なっかしい内容(経費など)
  • セクハラ、パワハラと、とられかねない文面

そもそもそんな内容書かないでしょう、と言う感じではあるのですが、外資系企業は常に熾烈な社内政治がありますが故に、意外とやってしまいがちなのです。

ちなみに文字と言う意味では、チャットも実は危険です。チャットなら履歴が残らないと思っている人がいるのですが、履歴も残りますし、何ならスクショが取れてしまうからですね。

要するに、形に残ってまずいものは、文字で残すな!!!が鉄則です。

外資系企業では何事も証拠が重要なので、常に誰もが証拠を抑えようとしているものです。

 



ちなみに筆者が若いころに実際にやらかした実体験ですが、筆者は上司の上司にメールでチームの不満を連絡したことがありました。主には、直属の上司のマネジメント方法についての不満を書いたのであります(色々やばい)。 当時英語を話すことが苦手だったため、藁をもすがる思いで、送ってしまったのです。

 

私のメールを受け取った上司の上司は、何と私のメールをそのまま上司Aに転送し、私も宛先に入れて「お前ら二人でちゃんと話し合ってから俺にもってこい、ははは!」と、言うではないですか。

上司の上司と2人の会話のつもりでメールを送ったのに、そのまま転送されてしまったのです。

これがもし日本人同士であったなら、上司の上司も私や上司に配慮してそんなことはしなかったことでしょう。

しかし、外資系企業ではメールは公文書としてあらゆるものが誰にでも転送されるのです。 

もちろん私は直属の上司のデスノートに書かれまして、立場が非常に不安定となったのでした。

 



 

日本語から訳した英語メールは、外資では通じない

ええええ俺が悪者なの?!

 

日本人は日本語を使う要領で、日本語→英語に訳しがちです。

これは悪いわけではないのですが、

書き方が曖昧で、受け手に都合の良いように受け取られてしまい、

結果的に自分が落ち度があったとして責められてしまったり、

仕事があらぬ方向に進んでしまうことがあります。

 

英語でメールを書くときは、

主語を明確にする。代名詞を避ける使わない(it,that,whichなど)

行間で伝えようとしてはいけない。言葉で具体的に羅列する

時世、文法に気をつける。

この3点は守るようにしましょう。

 

例えばの例を見ていきましょう。

実際によく見るのが、日本人の書き方が曖昧で、

Please send the data ASAP

みたいなぼやっとした書き方です。

日本人としては超緊急を伝えたいのだと思うのですが、この書き方には3点問題があります。

1点目は、the dataが何のデータなのか、文脈によっては誤解を生む可能性があることです。

2点目は、ASAPと言う言葉。これは”あなたの出来るタイミングの最速で”となるので、日本人が思っている緊急度は全く伝わりません。

3点目は、なぜこのデータが急ぎで必要なのか、理由がないので、相手を動かす動機が生まれない点です。

 

これを直すとしたら、

Please send the April financial report by 14:00 end of May 5 Fri at London time. We need your data for the meeting with CFO scheduled on May 8 Mon Morning at Japan time.

と言う書き方にすれば、何をいつまでにが期限が明確で、役員への報告へ使うと言う重大な理由があることがわかります。

 



 

外資で通用する英文メールをプロから学べる、”フルーツフルイングリッシュ”

英語e-mail、美しく書けている自信はありますか?

英文メールは小学生レベルの、日本人役員さんも、、、

英語を話すことが流暢な人がビジネスのメールを美しく書けるかというと実はそうでもありません。

 

話すことはできるけど文字を書かせたらまるで小学生並み。

そんなビジネスパーソン、実は少なくないのです。

 

特にビジネス英文メールは、とりあえず頭にある単語と、なんとなくの文法で、Google翻訳に頼りながら書いている、という人もいるでしょう。

 

英語は実はメールというのはめちゃくちゃ見られるもので転送もされるため

英語のライティングのレベルでその人の能力が暗に見られているというのは特に外資系企業では当たり前です。

そして、よっぽどのことでもない限り、他人があなたの間違いを指摘してくれることはないでしょう。

つまりプロから教わらなければ、あなたの英文メールは、永遠に小学生レベルのまま、と言うリスクがあるのです。。。

 



小学生レベルを抜けるなら、英文e-mailはプロの添削で最短レベルアップを目指そう!

自分の書いた英作文を誰かに採点してもらって良いところ、改善が必要なところを指導してもらうなんて学生依頼していない!という方も多いのではないでしょうか。

 

誰かの英語を指摘するなんて例えネイティブでもしませんから

誰からも指摘がないまま自分の英文メールがおかしいことに気づかず

何十年も小学生レベルの英文メールを続けている方も筆者は実体験としてかなり多くの方を見てきました。

そこでオススメしたいのがプロによって英語メールを添削してもらえる

フルーツフルイングリッシュです。

 

フルーツフルイングリッシュでは、 なんと

英作文チケットが5回で2,750円と、

破格でプロの添削指導を受けることができます。

 

また、

本気で英語を上級レベルに押し上げたい方のみを対象にしていることもありビシバシとあなたの英語を指導してくれますから最短で美しい英文メールを書けるようになりたい方は

ぜひ

無料2回分添削サービスを利用して 自分の英語をチェックしてみてはいかがでしょうか?

 

 

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